A Menedzsment és Controlling Egyesület újabb céglátogatáson vett részt, a résztvevők a TransferWise budapesti irodájába látogathattak el.
A program a cég 120 fős exkluzív előadójában kezdődött, ahol két szakmai előadást hallgathattunk meg. Ezt követően került sor a 4000 négyzetméteres iroda bejárására. Az esemény moderátora Radó István volt, az elődadásokat Terplán Zsófia (IFUA, vezető tanácsadó) és Kenyeres Adrienn (TransferWise, irodavezető) tartották, szakértőként pedig a beszélgetésekben részt vett Sipos Sándor projektmenedzser (Eston Zrt.).
Az elhangzott előadások kulcsüzenetei
Terplán Zsófia – IFUA
Hatékonyság és controlling a 21. századi irodai környezetben
10 év alatt nagyon nagyot változott az irodapiac. Ennek alapvetően három oka van:
- Munkaerő-hiány és a Y, Z generáció megjelenése a munkaerőpiacon: a szolgáltató szektorban jelentős a képzett munkaerőnek a hiánya, a fiatal, jól képzett munkatársak válogathatnak a munkahelyek között. Több felmérés is mutatta, hogy a Z generációnak a cég által kínált munkakörnyezet az egyik legfontosabb szempont a munkahely kiválasztásánál.
- Wellbeing és Ergonómia: Az elmúlt évek kutatásai rávilágítottak arra, hogy az ergonomikus munkakörnyezetben a munkavállaló tovább marad egészséges és a munkavégzés hatékonysága is nő, így egyre több cég vezetése ismeri fel, hogy a megfelelő iroda környezetbe való befektetés hosszú távon megtérül.
- Építőipari boom: A magyar piacon az elmúlt évek kormányzati támogatásának köszönhetően az építőipar töretlenül szárnyal. Az elmúlt negyedévben 24,3 ezer négyzetméter új irodaterületet adtak át Magyarországon, és további 571 400 négyzetméter építése van folyamatban.
Amikor a menedzsment elhatározza, hogy új irodába költözik, a következő döntési pontokon megy keresztül:
- Béreljünk vagy vásároljunk? Ebben a kérdésben alapvetően a cég stratégiája és így a tulajdonosi elvárások döntenek.
- Költözünk vagy felújítunk? Amennyiben az iroda gépészete felavult, nem éri meg a felújításba belevágni, illetve további fontos szempont, hogy milyen szolgáltatásokat várunk egy irodától. Amennyiben magasabb szintű szolgáltatásokra van szükségünk, mint a jelenlegi irodában, akkor érdemes váltani.
- Hová költözzünk (lokáció)? A lokáció meghatározása a felsővezetés feladata, de fontos a munkatársak igényeit is figyelembe venni. Ebben kérdőíves felmérés és a munkába járás átlagos idejének szimulálása segíthet.
- Hány négyzetméterre van szükségünk? A szükséges irodai kapacitásokat kétirányból is meg kell tervezni. Bottom-up megbecsüljük a szükséges funkciók méretét egyesével, míg top-down becsléssel iparági átlagokat használunk.
- Ki miben dönt a folyamat során? Főként kisebb vállalatok esetében érezheti úgy a munkavállaló, hogy joga van beleszólni a döntésekbe. Éppen ezért már előre érdemes letisztázni, hogy a költözés során a cégben ki miről dönt.
A kiválasztás során használható mutatószámok:
- 1 főre jutó nm
- Bérleti díj összetevői
- Bérbeadási rate
- Átlagos közlekedési idő változás
Új iroda kialakításánál a következő főbb döntéseket szükséges meghozni:
- Egyterű vagy cellázott? Az új irodák kialakításánál egyértelműen az open office terek dominálnak, de vannak olyan cégek, ahol a tevékenységük továbbra is megkívánja, hogy a munkatársak pár fős szobákban dolgozzanak.
- Mindenkinek van fix helye vagy clean desk koncepció? Ugyancsak kérdés, hogy a távmunka térnyerésével vajon minden munkavállalónak szükséges van fix munkaállomásra. Sokan az új irodatér kialakításával egyidőben vezetnek be új típusú munkavégzést is, mint a home office-t vagy a shared desk koncepciót.
- Milyen közösségi terek legyenek? Régi építésű irodákból sokszor még kifelejtették a konyhát, étkezőt. Ez a mostani irodák kialakításának elképzelhetetlen. A recepció, a konyha, az étkező és a pihenő sarok válnak az iroda központi terévé, hangsúlyozva az otthonosságot, kötetlenséget.
- Mennyire kell haladnunk trendekkel? Employer branding? Bizonyos iparágakban szinte elvárás lett a trendi irodadizájn. De vajon a mi cégünk márkájának mennyire fontos része az iroda, a munkakörnyezet?
- Milyen szolgáltatásokat nyújtson az iroda a kollégák számára? Fontos határozott döntéseket hozni arról, hogy a jövőbeli iroda milyen szolgáltatásokat nyújtson a kollégák számára: vajon lesz-e babzsák és csócsóasztal, iroda masszázs vagy csomagmegőrző? Ezekről a kérdésekről a HR-nek egyesével kell állást foglalnia.
- Milyen szolgáltatásokat nyújtson az iroda az ügyfelek számára? Végül az irodatér kialakításával egyértelműen befolyásolhatjuk, hogy az ügyfél mit lát a cég napi működéséből. Van-e recepció? Étkezhet-e az ügyfél a munkatársakkal? Kap-e külsős belépőt a back office terekbe?
A kialakítás során használható mutatószámok:
- Munkaállomások száma
- Tárgyalók száma
- Tárgyalókban ülések száma
- Munkaállomások aránya
- Tárgyaló területek aránya
- Produktív hányad
- Hasznos területi arány
- Desksharing hányad 1
- Desksharing hányad 2
Az új irodák üzemeltetése során felmerülő döntési pontok:
- Ki látja el a szervezeten belül a facility management feladatokat? Az új, trendi irodák üzemeltése sokszor több odafigyelést és munkaerőt igényel, más képességekkel. Nem egyértelmű, hogy a recepciós kollégák, vagy a HR terület képes lesz-e menedzselni a napi szinten felmerülő karbantartási és irodaüzemeltetési kérdéseket. És ha nincs megfelelő kapacitás az üzemeltetésre, a trendi iroda nagyon hamar lelakottá válik.
- Irodaüzemeltetés éves keretek: Ehhez kapcsolódik, hogy nagyobb irodák esetében érdemes éves keretet tervezni és allokálni az irodaüzemeltetésre, fenntartásra.
- Karbantartási munkák esetén bérlő és bérbeadó közötti felelősség-megosztás? Javasolt már a bérleti szerződésben a felmerülhető javítási feladatonként tisztázni a bérlő és bérbeadó felelősségét.
- Kiszervezzük vagy bent tartsuk? Jelen trendek szerint az irodaüzemeltetés egyre több szeletét szervezik ki a cégek: a takarítás mellett, felmerülhet a konyhák menedzselésének vagy a növények gondozásának kiszervezése is.
Az üzemeltetés során használható mutatószámok:
- Üzemeltetési költség / nm
- Energia / nm
- Takarítás / nm
- 1 munka-állomásra jutó fenntartási költségek
A csatolt prezentációban további információk találhatók a mutatókra vonatkozóan.
Kenyeres Adrienn – TransferWise
Új iroda kialakítása – A TransferWise irodakialakítás példája
A TransferWise 9 éve Észtországban alapított startup cég. Mostanra 2000 munkavállalója van világszerte, és a budapesti a 3. legnagyobb irodája az itt dolgozó 350 fővel. A budapesti iroda tavaly költözött új helyére, mivel az iroda létszáma rövid idő alatt nőtt 80 főről a mostani 350 főre, és a növekedés tovább tart.
A cégnél mostanra alakult ki az a tervezési útmutató, miszerint a világ különböző részein lévő irodák kialakítását szabályozzák. A legfőbb alapelvek a következőek:
- Irodáink 50% -ának a TransferWise brandet kell tükröznie viszont a másik 50% -ának a helyi kultúrát kell megjeleníteni.
- Arra törekszünk, hogy egy fajta “traffic flowt” teremtsünk az egész irodaterületen, néhány csendes területtel egybekötve.
- Clean desk policy került bevezetésre, mivel a munkavállalók rugalmasan, akár otthonról is dolgozhatnak.
- Nagyon fontosak a közösségi és kollaborációs terek: fő konyha és előadói tér, break-out és egyéb rekreációs területek.
A cégnél az átlagéletkor mindössze 29 év, és tevékenységi profilből adódóan fontos, hogy a legtehetségesebb munkavállalókat sikerüljön bevonzaniuk. Így a TransferWise fontosnak tartja az iroda kialakítás esetén, hogy ne egyszerű munkahelyet, hanem élményt nyújtson a munkavállalóknak az irodai környezet kialakításával.
Kenyeres Adrienn tanácsai azoknak, akik új iroda kialakítását tervezik:
- Légy szinkronban a kultúrával és az arculatoddal.
- Tudd, hogy mire van szüksége a munkavállalóidnak.
- Kövesd az aktuális irodai trendeket.
További részletek a csatolt prezentációban találhatók.
Az összefoglalót készítette: Terplán Zsófia (IFUA, vezető tanácsadó)